やまもものよもやま話～“紙と電話”から抜け出せるか～

皆さんこんにちは！

合同会社やまもも、更新担当の中西です。

 

 

訪問介護の課題は人材だけではありません。経営の現場では「収益構造が不安定」「事務負担が重い」「変化に追いつく投資が難しい」という悩みが同時に押し寄せます。特に訪問介護は、サービス提供時間（算定）と移動・調整・記録といった“見えない時間”のバランスが難しく、努力がそのまま利益に直結しにくい業態です📉

 

まず大きいのが「稼働率の揺れ」です。利用者様の体調変化や入院、家族の事情、急なキャンセルは訪問介護では珍しくありません。予定が飛ぶと、その時間は空白になり、移動も含めた“穴”が発生します。施設のように場所が固定されていれば、別の入居者対応に回せることもありますが、訪問介護はスケジュール再編が簡単ではありません。結果として、ヘルパーの勤務時間が伸びない・給与が安定しない・生活が不安…という連鎖が生まれ、定着にも影響します。

 

次に「事務・請求・加算管理」の複雑さです。加算は質向上のための仕組みである一方、運用を間違えると返還リスクや監査リスクにもつながります。現場が忙しいほど、記録が後回しになりやすく、入力漏れ・根拠不足が起きやすい。さらに訪問介護は、ケアマネジャーや医療機関、家族など外部との連絡調整が多く、そのやり取りが電話・FAX・紙中心だと、情報が散らばりやすくなります☎️📁

 

ここで期待されるのがICT（情報通信技術）ですが、現実は“入れれば解決”ではありません。よくある失敗は、システムを導入したのに「結局紙も残る」「入力が二重になる」「現場が使いこなせず形骸化する」というパターンです。訪問介護は、スマホ操作に慣れていないスタッフもいます。使いにくいシステムを入れると、逆に負担が増え、離職の原因にすらなります😵

 

では、経営の安定とICT活用を両立するにはどうすればよいのでしょうか。鍵は「目的→業務→ツール」の順番です。ツール選びから始めると失敗します。まず目的を決める。次に、現状業務を棚卸しして“どこが詰まっているか”を可視化し、その詰まりを解消するためのツールを選ぶ。この順番が重要です✅

 

 

🔸目的の例
・記録の抜け漏れを減らして返還リスクを下げる
・連絡調整を一本化し、電話対応時間を減らす
・スケジュール変更の再配置を早くする
・稼働の空白を減らし、収益を安定させる

 

🔸業務の棚卸しで見るポイント
・誰が、どのタイミングで、何を入力しているか
・紙とデジタルの二重管理が起きていないか
・電話連絡が多い理由は何か（窓口が分散している等）
・スケジュール変更時の手順が属人化していないか

 

その上で、導入するなら「小さく始めて、現場と一緒に育てる」ことが重要です。いきなり全業務をシステム化しようとすると反発が起きます。例えば、最初は“記録だけ”をアプリ化し、次に“申し送り”をチャット化し、最後に“スケジュール管理・請求”へ…というように段階的に進めます📱➡️📝➡️📊

 

また、ICTは「現場の負担を減らす」だけでなく、「質を見える化する」武器にもなります。訪問介護ではサービスの質が外から見えにくい分、家族やケアマネに対しても“見える安心”が求められます。記録の標準化、写真（同意の上で）やチェックリスト、共有メモなどを整えると、情報共有がスムーズになり、信頼獲得につながります🤝

 

経営面では、稼働率の揺れに対して「緩衝材」を持つ発想も大切です。例えば、短時間の支援を組み合わせた“穴埋め枠”、急な依頼に対応できる“フロート要員”、地域やエリア別の担当制で移動を最適化するなど、スケジュール設計の工夫で空白を減らせます。さらに、訪問介護以外のサービス（訪問看護、デイ、福祉用具、居宅など）と連携・併設できる場合は、紹介の循環が生まれやすく、経営が安定しやすい面もあります🏥➡️🏠

 

最後に忘れてはいけないのが「コンプライアンスと品質の両立」です。効率化に偏ると、支援が“作業化”してしまう危険があります。ICTはあくまで手段で、目的は利用者様の生活の質を守ること。その軸をぶらさずに、現場の声を聞きながら運用を整えることが、結果として経営の安定にもつながります🌿

 

次回は、訪問介護の質を左右する「多様化するニーズ」「ハラスメント・虐待防止」「品質管理」の課題を取り上げます。

 

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### “訪問介護の経営”を分解すると見えるボトルネック📊
経営を感覚で回すと疲れます。最低限、次の3つを分けて考えると改善点が見えやすいです。1) **稼働（売上の源泉）**：提供時間、キャンセル率、穴埋め率、移動の最適化
2) **単価（伸ばし方）**：加算の取得・維持、サービスの組み合わせ、説明の質
3) **コスト（削り方）**：移動時間、事務工数、再訪問、ミスによる手戻り

 

特に“コスト”は給与だけではありません。記録の二重管理、確認のやり直し、連絡ミス、請求エラーなど「見えない手戻り」が利益を削ります。ここを減らすのがICT活用の本質です🔧

 

現場が使えるICTにするための選定基準（7項目）📱
導入前に、次の7項目を点検すると失敗確率が下がります。
– **入力が1分以内で終わるか**（訪問直後に完結できる）
– **オフラインでも使えるか**（電波が弱い家・地下など）
– **テンプレが作れるか**（自由記述だけだと書けない）
– **写真・音声メモ等が安全に扱えるか**（同意と権限管理）
– **権限設定が細かいか**（誰が何を見られるか）
– **請求と連動できるか**（二重入力を避ける）
– **サポートが早いか**（現場は止められない）

 

そして最重要は「現場の代表者を巻き込む」ことです。管理者だけで決めると、使いにくさが放置されます。小さな検証チーム（ベテラン＋新人＋事務）で試し、改善点を出してから全体展開するのが鉄則です🧑‍🤝‍🧑

 

導入後の“定着”を左右する3ステップ（研修設計）🎓
ICTは導入より運用が勝負です。
1) **10分研修×複数回**：一度に覚えさせない。短く繰り返す。
2) **よくある場面だけ先に**：緊急連絡、キャンセル、服薬変更など。
3) **困りごとの収集→改善**：最初の1カ月は“改善期間”として、質問を歓迎する。

 

介護報酬・加算は“制度”ではなく“信頼づくり”の道具🤝
加算を取るために書類を増やすのではなく、
– 説明が丁寧になる
– 記録が整う
– 情報共有が早くなる
という“利用者・家族・ケアマネの安心”につながる形に落とし込みます。すると結果として紹介が増え、キャンセルも減り、稼働が安定しやすくなります。

 

まとめ：ICTは“効率化”ではなく“手戻りゼロ化”
訪問介護の利益を削るのは、紙かデジタルかではなく「二重・手戻り・属人化」です。目的を決めて小さく始め、現場と一緒に育てる。これが“綱渡り経営”から抜け出す近道です🌿

 

収益を守るための“数字の見える化”ミニ指標（難しくしない）📊
現場が忙しいほど、指標はシンプルが正義です。まずはこの3つだけで十分です。
– **キャンセル率**（予定に対して何％空いたか）
– **穴埋め率**（空いた枠を何％埋められたか）
– **記録完了率**（当日中に記録が終わった割合）
この3つは、稼働・収益・監査リスクを同時に改善します。

 

“説明力”は経営力（家族・ケアマネとの関係が売上を作る）💬
訪問介護は、良い支援をしても伝わらなければ評価されにくい。だから、報告の質が重要です。
– 事実（何が起きたか）
– 解釈（なぜそう見えるか）
– 提案（次にどうするか）

この3点で報告すると、信頼が積み上がり、紹介が増えやすくなります。

 

 

 

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